Работа на фрилансе становится все более популярной траекторией организации труда. По данным биржи Kwork, число специалистов в этой отрасли выросло на 19,3% относительно прошлого года. Фрилансеров привлекают свободный график, возможность работать из любой точки мира и высокая зарплата. При этом, чтобы достичь успеха, необходимо эффективно организовывать свой рабочий процесс и развивать навыки усидчивости.
О том, что именно поможет удаленному сотруднику не потерять заказчиков и приумножить успех, рассказывает Юлия Батальцева, директор по маркетингу EasyStart, сервиса для получения оплаты фрилансерам от зарубежных заказчиков.
Для того, чтобы организовать рабочий процесс эффективно, необходимо следовать простым правилам.
Определите четкие цели и задачи проектов
Прежде всего, определите свои цели и задачи в каждом проекте. Не забывайте расставить приоритеты. Для этого подойдут различные методики планирования: от простых списков дел до визуализаций.
Вот методы планирования, которые я регулярно использую при работе на проектах.
Методика SMART
В основе этой методики пять составляющих: конкретность, измеримость, достижимость, релевантность и ограниченность по времени. Рассмотрим каждую из них.
Конкретность. Мы должны иметь ясное представление о том, чего хотим достичь. Например, вместо того, чтобы сказать «хочу стать успешным», лучше сформулировать цель так: «хочу получить зарплату в размере X рублей к концу года и поднять свое CV в топ-3 поиска».
Измеримость. Цель должна быть измеримой, чтобы мы могли определить, насколько близки или далеки от ее достижения. Необходимо определить конкретные показатели, которые будут свидетельствовать об успехе. Например, «увеличить продажи на 20% за 6 месяцев».
Достижимость. Хотя цели должны быть амбициозными, они также должны быть достижимыми. Учитывайте реальные возможности, ресурсы и обстоятельства. Например, если время и ресурсы ограничены, разумно поставить цель «разработать и запустить новый продукт в течение полугода», а не «разработать и запустить новый продукт в течение месяца».
Релевантность. Цель должна быть связана с нашими стремлениями и ценностями. Например, если общая цель – выйти на международный рынок, релевантно обозначить «посещать курсы английского языка 2 раза в неделю».
Ограниченность по времени. Цель должна быть поставлена с учетом определенных сроков и дедлайнов. Это поможет вести учет временных рамок и позволит ориентироваться на результат.
Методика Ганта
Она позволяет представить все задачи проекта в виде графика, где по горизонтальной оси отображается время, а по вертикальной – задачи и их продолжительность. Каждая задача представлена отрезком на графике, причем длина отрезка соответствует времени, необходимому для выполнения.
График Ганта позволяет визуализировать последовательность выполнения задач и идентифицировать наиболее времязатратные.
Методика Pomodoro
Идеально подходит для организации времени. Работайте в течение определенных периодов (например, 25 минут), называемых «помидорами», с последующими короткими перерывами (5 минут). Повторяйте этот цикл несколько раз, а затем сделайте длинный перерыв. Так вы улучшите навыки усидчивости и предотвратите выгорание.
Методика Канбан
Принципы Канбан основываются на прозрачности и гибкости процесса. Главный аспект методики заключается в создании визуальной доски, на которой отображаются все этапы выполнения работы. Обычно они представлены в виде колонок, которые соответствуют конкретным стадиям: от постановки задачи до ее окончательного завершения.
Каждая задача помечена на доске карточкой или стикером, на котором указаны название, описание, исполнитель и сроки выполнения. Когда задача начинает перемещаться от одной колонки к другой, это означает, что она переходит на следующую стадию выполнения. Так снижается вероятность дублирования работ или упущения сроков.
Методика блокирования времени
Главная идея методики заключается в том, чтобы работать над конкретными задачами в определенное время, без перерыва. Для этого необходимо создать четкий график. Например, утро можно отвести на работу с электронной почтой и планирование, а после обеда – выполнять заказы. Так вы учитесь не тратить время впустую и концентрируетесь на успехе (не забывайте при этом о перерывах).
Методика обратного планирования
Здесь важно начать с обозначения желаемого конечного результата и проработки действий, которые будут необходимы для его достижения. В отличие от традиционного планирования, где мы начинаем с задачи, а затем разбиваем ее на этапы, обратное планирование предлагает первоначально определить, что нужно получить в конце, а затем обдумать, какие шаги приведут к цели.
Важно помнить, что методика гибкая и позволяет вносить изменения в план по мере необходимости. Задачи могут быть изменены или перераспределены, если мы осознаем, что что-то не работает или не соответствует нашим ожиданиям.
Создайте удобное рабочее пространство
Я работаю из дома, при этом мои задачи на проектах могут быть полярно разными. Для того, чтобы менять обстановку, но при этом не терять эффективности от отвлекающих факторов, я обустроила два рабочих места.
Одно рабочее место – для созвонов и задач, требующих высокой концентрации (бюджетирования, отчетов, аналитики). Подойдет «не проходное» место в квартире, например, часть спальни. Если нет возможности сделать зонирование в спальне – расположите стол за спинкой кровати. Она станет своеобразной перегородкой, отделяющей рабочую зону от спальной. К тому же важно позаботиться о фоне для совещаний, правильно развернув стол и, конечно же, не забыть о хорошем освещении.
Для более творческих задач и мозгоштурмов отлично подойдет переоборудованный балкон. Естественный свет и свежий воздух способствуют правильному эмоциональному настрою.
Совсем не обязательно строить отдельные стены. Можно просто создать уютное пространство, отгородив его стильной ширмой, раздвижной перегородкой, стеллажом или шкафом, которые также могут служить дополнительным местом для хранения. Используйте рейки или гипсовые конструкции для этой цели. Украсьте рабочую зону фотообоями или выделите ее ярким цветом. Повесьте грифельную доску для важных записей или украсьте стену мотивирующими постерами.
Не забывайте про аккуратность: скажите «нет» скоплению чашек, тарелок и лишних бумаг на рабочем столе. Разработайте систему хранения, включающую папки, органайзеры, контейнеры, разделители для ящиков и коробки для канцелярских принадлежностей. И, конечно же, помните про удобную, правильную мебель: стол нужной высоты, удобное кресло.
Установите рабочий график
Есть несколько общих стратегий, которые фрилансеры могут использовать для определения своего рабочего графика.
Гибкий график: позволяет работать в течение определенных часов в день в зависимости от предпочтений и доступности клиентов.
Утренний график: некоторые фрилансеры предпочитают начинать работу рано утром, когда они могут сосредоточиться на самых важных задачах.
Вечерний график: другие фрилансеры предпочитают работать поздно вечером или даже ночью, когда мир становится тише, и нет никаких отвлекающих факторов.
Мне удобнее всего делить свой день на временные блоки и выделять определенные часы для задач, таких как работа над проектами, общение с клиентами и личные дела. Независимо от совещаний и рабочих групп я всегда начинаю свой рабочий день в 9 утра и стараюсь закончить его интенсивную часть в 19 часов. Но так как моя команда находится в разных странах с разницей в часовых поясах до 6-7 часов, чаще всего я использую гибридный график, чтобы максимально эффективно использовать свое время и время своих фрилансеров.
Важно помнить, что выбор рабочего графика должен соответствовать вашим личным предпочтениям, профессиональным обязанностям и обстоятельствам. Экспериментируйте с разными вариантами и находите тот, который наилучшим образом соответствует потребностям и помогает достигать максимальной продуктивности.
Используйте технологии для управления работой
Существует множество инструментов и приложений, которые помогают фрилансерам управлять своей работой. Они включают программы для учета времени, управления проектами, организации задач и коммуникации с клиентами. Вот несколько популярных программ.
Toggl: предоставляет простой и удобный способ отслеживания времени. Вы можете создавать проекты, задачи и запускать таймер для каждой из них. Toggl также дает подробные отчеты о затраченном времени.
Harvest: предлагает широкий спектр функций для учета времени, включая возможность создания счетов, отправки платежей и анализа затраченных часов.
RescueTime: автоматически отслеживает вашу активность на компьютере или мобильном устройстве и предоставляет подробную статистику о том, как вы проводите свое время. Это помогает фрилансерам лучше понять, как оптимизировать работу.
Hubstaff: предоставляет функции отслеживания времени, отчеты о продуктивности и проектах. Он также включает функции мониторинга активности и скриншотов, которые могут быть полезны для менеджмента удаленных команд.
Everhour: предназначен в основном для учета времени внутри инструментов управления проектами, таких как Trello, Asana и другие. Интегрируется напрямую и предоставляет возможность отслеживать время непосредственно в рамках задач и проектов.
Выбор программы для учета времени зависит от индивидуальных предпочтений и потребностей фрилансера, а также от требований конкретного проекта или клиента.
Обговорите четкую систему коммуникации с каждым заказчиком
Важно поддерживать связь с вашими клиентами и быть доступным для ответов на их вопросы. Следуйте простым шагам.
- Начните с предварительного созвона или встречи. Это поможет вам лучше понять требования и ожидания заказчика, а также сформулировать договоренности.
- Установите ясные цели и сроки. Передайте заказчику подробное описание того, что вы планируете сделать и когда. Это поможет избежать недоразумений и несоответствия ожиданиям на стадии выполнения работы.
- Используйте различные каналы коммуникации. Узнайте, какой метод связи предпочтительнее для каждого заказчика: электронная почта, телефонные звонки, сообщения в мессенджерах и т. д.
- Будьте доступны и отзывчивы. Своевременность и быстрое реагирование на сообщения заказчика – ключевые моменты успешной коммуникации.
- Задавайте вопросы. Как фрилансер вы должны полностью понять требования заказчика. Поэтому не бойтесь задавать уточняющие вопросы, чтобы убедиться, что вы перевели их ожидания на язык вашего профессионализма.
- Завершите работу обратной связью. После того, как задача выполнена, не забудьте попросить заказчика оставить отзыв о вас и вашей работе. Это поможет улучшить свою репутацию в будущем.
Отдыхайте и восстанавливайтесь
Не забывайте о здоровье и благополучии. Включите в свое расписание время для отдыха и релаксации. Позвольте себе отдыхать, чтобы избежать выгорания.
Включайте физическую активность. Регулярные занятия спортом или простые упражнения помогут не только поддерживать здоровье, но также снять стресс и улучшить настроение.
Проводите время на свежем воздухе. Часто при работе с текстами я нахожусь в парке, это помогает не только переключиться, но и отдохнуть от компьютера и получить дополнительную энергию.
Общайтесь с другими фрилансерами. Это полезно не только для обмена опытом, но и для поддержки и мотивации. Найдите сообщества или онлайн-форумы для фрилансеров, где вы сможете делиться своими успехами и проблемами. Мы с коллегами практикуем созвоны раз в две недели просто для того, чтобы поделиться впечатлениями и получить поддержку. Это дает ощущение полноценного общения как при офисной работе.
Фрилансерство может быть увлекательным и прибыльным путем карьеры, но только при условии, что вы организуете свой рабочий процесс эффективно. Следуйте этим советам, и вы сможете достичь большего успеха в работе.
