3 864
192 0 36 0

5 инструментов для планирования задач: обзор плюсов и минусов

8 июня 2018, 11:20

Об авторе
Татьяна Крючкова
Татьяна Крючкова
маркетолог SEO.RU
В современном темпе жизни крайне сложно удержать в голове все то множество задач, которые нужно выполнить. Чтобы не забывать о планах, эффективнее расходовать время и ресурсы и избежать невнятной постановки задач от руководителя, используйте инструменты для планирования. 

Мы собрали пять удобных и популярных в IT-сфере сервисов и приложений планирования задач. Выбрали те, которые используем в работе и в жизни. И точно знаем, что они сэкономят время и сделают работу еще эффективнее.

1. Trello

Программа для управления проектами небольших групп, разработанная Fog Creek Software. Позволяет организовать работу по японской методологии канбан-досок.

Trello.png

Хорошо подходит для управления небольшими проектами. Нам в сервисе нравится возможность добавлять абсолютно любые документы и синхронизация с сервисами Google. 

Еще плюсы, которые отметила наша команда:

  • можно открывать отдельные карточки задач для других пользователей (но сразу добавляется и к доске);
  • удобный интерфейс – 8 из 10 баллов;
  • использование с десктопа, данные синхронизируются между разными устройствами;
  • можно ставить метки на карточки задач (типа «Делаю» / «Завершена» и т.д.);
  • есть возможность совмещать личные и групповые задачи в одном аккаунте;
  • легко внедрить в компании;
  • почти бесплатный и неограниченный доступ.

Минусы:

  • нельзя засекать прямо в программе время, затраченное на задачу;
  • нет возможности выводить отчеты по задачам.

Доступен на платформах:

  • iOS и macOS
  • Android
  • веб-версия

2. Битрикс24 

Облачный сервис для командной работы, включающий систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), интранет-портал, чат и менеджер задач; возможно подключение внешних провайдеров телефонии, почтового клиента, системы распознавания лиц и визиток. Разработчик и провайдер – российская компания 1С-Битрикс.

Битрикс24.jpg

Мы любим Битрикс24 за полноценный набор функций для каждой отдельной задачи, за работу над задачами командой с разными уровнями доступа и за работу по проектам. Сила инструмента как раз в том, как складно эти три компонента работают вместе.

Еще плюсы, которые выделили наши сотрудники:

  • задачи можно ставить в «Группы» / «Проекты» – разделять направления работы;
  • учет времени по любой задаче. Удобно и незаменимо для программистов;
  • гибкие настройки прав доступа;
  • удобные отчеты по задачам: можно выводить практически любую информацию в отчет, сохранять для себя формы отчетов, открывать доступ к отчетам другим пользователям;
  • есть статусы задач: «Ждет выполнения», «Выполняется», «Ждет», «Завершена». Также можно сортировать по статусам: «Делаю», «Поручил», «Помогаю», «Наблюдаю». Это все очень удобно, если вы делегируете задачи;
  • рост эффективности +500%;
  • есть шаблоны задач (дают возможность ставить задачу, например, каждый второй понедельник месяца);
  • обширный набор функций и опций, кроме собственно учета задач: CRM, телефония, почта и даже конструктор сайтов.

Минусы:

  • интерфейс на 9 баллов из 10. Чтобы было, к чему стремиться :)

Доступен на платформах:

  • iOS и macOS
  • десктоп-приложение
  • веб-версия

3. Todoist

Веб-сервис и набор программного обеспечения для управления задачами. Задачи могут также содержать заметки с файлами любого типа. Задачи можно помещать в проекты, сортировать по фильтрам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

Todoist.png

Приложение нравится синхронизацией и удобным лаконичным интерфейсом.

Другие плюсы:

  • задачи можно сортировать по категориям и приоритетности;
  • можно открывать задачи и списки другим пользователям и вести их совместно;
  • можно выводить отчеты по задачам.
  • есть голосовые напоминания;
  • можно отслеживать свою производительность и анализировать ее показатели.

Минусы:

  • нельзя засекать прямо в программе время, затраченное на задачу в ручном или автоматическом режиме;
  • нет статусов задач (типа «Делаю» / «Завершена» и т.д.), нет возможности вводить свои собственные статусы задач;
  • многие функции (шаблоны проектов, резервная копия данных, уведомления на почту) доступны только в платной версии – 2190 р. в год.

Доступен на платформах:

  • Microsoft Windows
  • Apple Mac OS X
  • iOS
  • Android

4. Things 3 

Менеджер задач или органайзер, который использует концепцию Getting Things Done.

Things 3.png

Идеальный инструмент для личного планирования. Пожалуй, самое крутое в нем – это полноценно реализованный подход GTD – Getting Things Done. Можно просто вносить свои задачи в список и думать не о том, что нужно сделать сегодня, а от том, как это нужно сделать.

Еще плюсы:

  • задачи можно сортировать по нескольким свойствам: «Проект», «Область», «Тег». Группируешь задачи в крупные проекты, в которых много задач (например, можно сортировать задачи по клиентам), по областям (например, «Дом» и «Работа»), а также присваиваешь теги, по которым можно объединять задачи из разных областей и проектов (например, ввести тег «финансы», по которому в любых областях находишь свои задачи, связанные с деньгами);
  • интерфейс – 10 из 10;
  • можно наговаривать задачу прямо в Apple Watch;
  • чек-листы внутри задач;
  • настраиваемые напоминания о задачах;
  • интеграция с календарем;
  • можно выводить нечто вроде отчета в «Журнал», если требуется отчитываться перед кем-то по выполненным задачам;
  • полная синхронизация с продуктами Apple, очень хорошо вписана в экосистему Apple.

Минусы:

  • только для iOS и macOS;
  • программа платная, причем отдельно платишь за использование на iPhone и на MacBook. Зато платишь не по подписке, а только один раз при покупке (в отличие от того же Todoist, который оплачивать нужно каждый месяц). Есть демоверсия, в которой можно «пощупать» возможности.

Доступен на платформах:

  • Apple Mac OS X
  • iOS

5. Заметки и стикеры

Есть моменты, когда проще записать все по старинке – на бумажный стикер и наклеить на монитор. Так нужные моменты будут всегда перед глазами. Иногда мы используем и этот способ – если, к примеру, нужно зафиксировать порядок действий для постоянных задач или нужно что-нибудь быстро сделать, а создавать задачу под это в планнере займет больше времени, чем ее выполнить. 

Но чаще для таких быстрых задач удобнее пользоваться стандартным приложением «Заметки» на iPhone. Прекрасный способ для записи своих мыслей, сохранения нужной информации, составления списка всего за пару секунд.

Заметки.png

Еще плюсы:

  • удобный и приятный интерфейс;
  • можно сразу же отправить созданную заметку по почте или СМС;
  • есть поиск по заметкам;
  • возможность создания интерактивного списка;
  • функция сканирования документов из «Заметок», далее документ можно сохранить в облаке или экспортировать в формате PDF. Также в этот документ можно добавить текст, стрелки, фигуры, выделение, цифровые подписи и т.п.;
  • можно закрепить самую важную заметку в верхней строчке списка;
  • удобная синхронизация со всеми устройствами Apple.

Минусы:

  • ограниченный набор функций вряд ли позволит использовать приложение как полноценный планировщик рабочих задач.

Сравнение инструментов для планирования задач:

Параметры

Trello

Битрикс24

Todoist

Things3

Заметки и стикеры

Лучшее свойство приложения

Возможность добавлять абсолютно любые документы; синхронизация с сервисами Google

Полноценный набор функций + работа над задачами командой с разными уровнями доступа + работа по проектам

Легкий интерфейс и хорошая функциональность

Полноценно реализованный подход Getting Things Done

Простота и удобство

Сортировка задач по категориям

Доски, а внутри досок списки задач

Задачи можно ставить в «Группы» / «Проекты»

Есть

Задачи можно сортировать по нескольким свойствам: «Проект», «Область», «Тег»

-

Учет времени на каждую задачу

-

Есть

-

-

-

Совместное выполнение задач с другим пользователем

Можно открывать отдельные карточки задач для других пользователей (но сразу добавляется и к доске)

Можно открывать отдельные задачи (ставить пользователей «Наблюдателями»), можно настраивать права доступа к задачам внутри групп

Есть

-

-

Удобство интерфейса

8 из 10

9 из 10

10 из 10

10 из 10

10 из 10

Синхронизация на различных устройствах

Есть

Есть

Есть

Есть

Есть

Статусы выполнения задач

Можно ставить метки на карточки задач

Есть статусы выполнения, а также роли по каждой задаче

В рамках подписки

Есть некое подобие статусов задач: «Сегодня», «Планы», «В любое время», «Когда-нибудь», «Журнал», «Корзина»

-

Рост эффективности* от использования приложения

На 200%

На 500%

На 200%

На 500%

На 200%

Стоимость в месяц

Есть бесплатная версия и платные варианты: от $9.99

Есть бесплатная версия и платные варианты: от 990 руб. 

Есть бесплатная версия и платные варианты: от 182,5 руб. (но оплата сразу за год – 2190 руб.)

Платное, 749 руб.

Бесплатно :)

*показатель эффективности субъективен и основан на личных наблюдениях сотрудников компании

В работе и личной жизни каждый пользуется своим набором инструментов. В любом случае выбор именно «своего» приложения значительно улучшит рабочий график и облегчит жизнь. Надеемся, что наша статья помогла вам определиться с выбором! 

Читайте нас в Telegram - digital_bar
Читайте нас в Telegram - digital_bar

 Есть о чем рассказать? Присылайте свои материалы в редакцию.
Комментарии
3 комментария
Подписаться 
Подписаться на дискуссию:
E-mail:
ОК
Вы подписаны на комментарии
Ошибка. Пожалуйста, попробуйте ещё раз.
  • Daniil K.
    1
    комментарий
    0
    читателей
    Daniil K.
    1 месяц назад
    Здравствуйте, а где MeisterTask? Это же лидер!
    +
    1
    -
    Ответить
  • Natalia Mistukova
    1
    комментарий
    0
    читателей
    Natalia Mistukova
    5 месяцев назад
    Используем FlowLu в работе команды и взаимодействии с клиентами. Цена лучше, чем у Wrike и Trello. Функционал отличный!
    +
    0
    -
    Ответить
  • Станислав Романов
    1
    комментарий
    0
    читателей
    Станислав Романов
    6 месяцев назад
    Пробовал разные, но для личных задач подходили сначала календари, а теперь просто тудушники. Todoist и Wunderlist пробовал, второй вообще не зашёл, от первого из-за кое-каких проблем пришлось отказаться в пользу ticktick, а вообще подобных сервисов полно в Startpack, там и рекомендую искать новичкам....
    Пробовал разные, но для личных задач подходили сначала календари, а теперь просто тудушники. Todoist и Wunderlist пробовал, второй вообще не зашёл, от первого из-за кое-каких проблем пришлось отказаться в пользу ticktick, а вообще подобных сервисов полно в Startpack, там и рекомендую искать новичкам.
    +
    0
    -
    Ответить