Сегодня мы видим, как трансформируется бизнес-среда и меняются модели сотрудничества. Даже малые предприятия создают кросс-функциональные команды, на 50% состоящие из дистанционных сотрудников-фрилансеров. Компаниям выгодно сотрудничать с фрилансерами – самозанятые и ИП сами оплачивают налоги, предоставляя заказчикам лишь подтверждающие документы.
Об основных вызовах, возникающих при работе с такими сотрудниками, расскажет Юлия Батальцева, директор по маркетингу экосистемы EasyStaff.
1. Неизвестен налоговый статус фрилансера
По данным Федеральной налоговой службы, к началу 2025 года число самозанятых, фрилансеров и индивидуальных предпринимателей (ИП) в России составило 16,5 млн человек.
Самозанятые и ИП платят свои налоги самостоятельно, и задача бухгалтерии – запросить чек у самозанятых или акт выполненных работ у ИП и заключить договор. Главное – правильно учитывать налоговый статус фрилансера.
-
Самозанятый (плательщик НПД). Это минимальный необходимый статус. Самозанятый самостоятельно платит налог (4% на доход, полученный от физлиц, 6% – от юрлиц) и предоставляет закрывающие документы. Это упрощает налогообложение для компании. Однако самозанятость имеет ограничения: доход самозанятого не должен превышать 2,4 млн рублей в год. Важно отметить: перевод средств на карту физлица должен сопровождаться всеми необходимыми документами. Если у компании нет актов и чеков от самозанятого, то налоговая может обязать ее уплатить НДФЛ и другие взносы как за наемного сотрудника.
-
Индивидуальный предприниматель (ИП). Это юридическое лицо, предоставляющее расчетный счет для безналичных оплат. Сотрудничать с ИП для компании безопаснее, так как это исключает прямые переводы на карты физических лиц. Несмотря на привлекательность ИП, фрилансеры связывают получение нового статуса с поездками в налоговую, отчетами в ФНС и Пенсионный фонд и ненужной тратой времени. Хотя сегодня банки экономят наше время и предлагают для удобства все оформить дистанционно через банковское приложение.
Что делать заказчикам, которые только начинают работать с фрилансерами?
Проверьте налоговый статус перед началом сотрудничества. Для этого нужно зайти на бесплатный сервис «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход» на ФНС России, вписать ИНН исполнителя в специальное поле и указать дату, когда заказчик заключил договор с СМЗ или планирует сделать платеж в адрес СМЗ. Также можно воспользоваться одним из сервисов проверки контрагентов (Контур Фокус, МОЕ ДЕЛО, RUSPROFILE, ИРБИС, Главбух).
Запрашивайте у фрилансера и храните подтверждающие документы (для самозанятого – чек из приложения «Мой налог», договор и акт выполненных работ, если эти документы составлялись; для ИП – договор и акт выполненных работ). Это обезопасит вас в случае утраты фрилансером своего статуса или налоговых претензий со стороны государства. Наличие этих документов станет доказательством того, что вы не пытались скрыть трудовые отношения с фрилансером и что оплата была правомерной.
2. Исполнитель находится за рубежом
Многие фрилансеры работают из-за рубежа, но сохраняют российское гражданство и налоговое резидентство. Это создает проблему налоговой отчетности (нужно корректно оформить платеж на иностранную карту, чтобы избежать претензий от ФНС). Это мешает компаниям работать с фрилансерами, но решение есть – например, платить на российскую карту фрилансера. Это избавит от валютных комиссий и вопросов с налоговой. Если нужен перевод за границу – используйте сервисы-посредники. Они не только экономят на комиссиях, но и решают проблему с документами: предоставляют закрывающие акты обеим сторонам, в отличие от бирж фриланса (многие из которых больше не работают в России).
Плюсы работы через сервис-посредник:
-
Легальный B2B-договор. Заказчик заключает договор с европейским юридическим лицом, а не напрямую с фрилансером. Это исключает трудовые отношения между сторонами, что особенно важно с точки зрения российского законодательства.
По российскому законодательству, если фрилансер оформлен как самозанятый или ИП, к заказчику могут возникнуть вопросы у ФНС или трудовой инспекции (особенно при длительном сотрудничестве). Договор с иностранной компанией исключает риски переквалификации в трудовой – исполнитель числится сотрудником европейского юрлица.
-
Простой и прозрачный платеж. Заказчик переводит деньги на счет сервиса (из России или любой другой страны). Сервис переводит средства исполнителю – независимо от того, где он находится.
-
Автоматическое предоставление закрывающих документов. В момент перевода формируются акты и другие документы от имени европейского юрлица. Это избавляет обе стороны от ручного оформления и вопросов со стороны налоговых органов.
Выбирая сервис-посредник, заказчик платит комиссию за использование сервиса – сумма комиссии добавляется к сумме выплат фрилансерам.
3. Трудно определиться с ценой работ
Опытные фрилансеры обычно стараются придерживаться рыночных ставок. Если задача требует нестандартных решений, экспериментов, нескольких итераций – фрилансер, скорее всего, запросит дополнительную оплату за правки и доработки.
Как правильно рассчитать стоимость задачи и выстроить конструктивные отношения с фрилансером?
-
Сравнивайте предложения. Запросите несколько ценовых предложений и смет, принимая во внимание опыт и квалификацию каждого исполнителя. Учитывайте, что начинающие фрилансеры обычно предлагают более низкие цены, но имеют меньше опыта и отзывов.
-
Оцените потенциальную прибыль. Если вы работаете в узкой нише с фиксированным финансированием (гранты, инвестиции, личные средства) – решите, какую часть вы готовы выделить на оплату услуг исполнителя. Стандартный диапазон – 30-50% от чистой прибыли. Для грантов уточните, какие статьи расходов покрывает грантодатель (не все разрешают тратить средства на фриланс). Инвесторы же часто требуют минимум 50% бюджета на развитие, а не на оплату труда. Для личных средств безопаснее закладывать не больше 30%, чтобы оставались резервы.
-
Обратите внимание на ценообразование. Округленные суммы (например, 50 тысяч руб.) или, наоборот, цены, как в супермаркете (499 руб. за 1 тысячу знаков), должны насторожить. Округление может свидетельствовать об отсутствии обоснованного расчета стоимости, а завышенные цены могут быть попыткой манипуляции.
К примеру, один художник за картинку просит за иллюстрацию 1,3 тысячи рублей, а другой – 2,6 тысячи рублей (аргументируя это затратами на лицензию, на обслуживание и т.д.). Все дополнительные затраты нужно обговаривать заранее, а лучше – прописать их в договоре.
4. Сложно оценить профессионализм фрилансера
Оценить профессионализм фрилансера онлайн не всегда просто – лучше всего провести комплексную проверку.
Изучите портфолио
Оцените качество работ, соответствие стилю и требованиям вашей компании:
-
если вам нужен копирайтер для написания постов для соцсетей, просите работы с доступом к статистике (например, ссылку на реальный пост в соцсетях) и изучите его тексты разных форматов;
-
используйте reverse image search (поиск по картинке), чтобы проверить авторство дизайнера;
-
оцените «унифицированность» работ: можно работать в разных стилях, но авторские черты всегда уловимы;
-
выберите понравившийся кейс и расспросите кандидата о том, зачем он его делал, к каким результатам пришел (спросите программиста, для чего код, дизайнера – для какого проекта рисовал графику), сколько было итераций;
-
если у фрилансера в портфолио 1-2 проекта, и он объясняет это соглашениями о неразглашении (NDA), будьте осторожны – возможно, у него нет релевантного опыта.
Смотрите на отзывы и рейтинг
Речь о поиске специалистов через платформы. Положительные отзывы вызывают доверие, но важно анализировать их содержание и выделять те, которые соответствуют вашим задачам. Если у вас многоэтапный проект, смотрите на отзывы о длительном сотрудничестве (но помните, что рейтинг часто отражает только удовлетворенность заказчика, а не уровень сложности работы).
Например, фрилансер выполнил простые задачи на 5.0, но не справился с чем-то серьезным, или наоборот – специалист высокого класса получил 4.0 из-за завышенных ожиданий заказчика.
-
Для творческих профессий большая полярность отзывов считается нормальной (стиль дизайнера или копирайтера каждый оценивает индивидуально), но для технического специалиста – это тревожный звоночек, говорящий о его нестабильности.
-
Подозрительно шаблонные отзывы, много высоких оценок за короткое время (например, 10 «пятерок» за неделю), отсутствие отрицательных отзывов (реальные исполнители редко имеют 100% историю), аккаунты заказчиков без аватарок – признак накрутки отзывов.
Запрашивайте контакты предыдущих заказчиков
От них можно получить объективную оценку профессиональных и деловых качеств фрилансера. Можно задать заказчикам следующие вопросы:
-
Как долго вы сотрудничали?
-
Порекомендовали бы фрилансера и почему?
-
Что понравилось в работе больше всего?
Обратите внимание на коммуникацию со специалистом
Уже первый отклик фрилансера на задачу может многое о нем сказать.
-
Типовые шаблонные ответы – признак использования ботов, формального подхода к работе, необязательности и незаинтересованности. Например, кандидат с ходу пишет: «Примусь за работу завтра». Это красный флаг: как можно приступить к работе завтра, если в вашем объявлении указано, что сначала необходимо подписать NDA? Исполнитель даже не ознакомился с условиями.
-
Ответ не соответствует поставленному вопросу – аналогично. Например, в вакансии копирайтера в финтех-стартап указано, что требуется опыт ведения блогов. В ответ приходит сообщение: «Пишу тексты, упаковываю аккаунты в социальных сетях». Очевидно, что человек откликнулся на слово «ведение», даже не вникнув в суть вашего запроса или описания проекта.
-
Долгие паузы между сообщениями – маркер системных проблем: фрилансер либо выбрал более выгодный проект, а ваш «задвинул на антресоли», либо испытывает трудности с тайм-менеджментом. В любом случае это сложности с коммуникацией, задержки в работе, срывы дедлайнов, негатив и увеличение стоимости проекта.
5. Сложно договариваться о проекте
Для работы с внештатными специалистами нужно четкое понимание целей и взаимных ожиданий – иногда стороны по-разному видят задачи проекта. Сюда же прибавляются страхи фрилансера («вдруг заказчику не понравится результат, и он не оплатит работу») и страхи заказчика, связанные с тем, что фрилансер откажется от проекта из-за его сложности, и ему придется срочно искать нового исполнителя.
Чтобы избежать подобных проблем, уделяйте внимание коммуникации на всех этапах.
-
Предельно четко сформулируйте цели проекта. Цель должна быть измеримой, реалистичной, однозначной и ориентироваться на бизнес-показатели.
Пример правильно прописанной цели:
«Увеличить средний чек интернет-магазина с 4500 до 6000 рублей к 30.11.2024 за счет внедрения системы рекомендаций и апселов на странице товара».
-
Сформулируйте ТЗ (техническое задание): желаемый результат, сроки и ключевые требования к работе. Описание проекта – вещь субъективная. Для понимания задачи фрилансеру необходимы точные формулировки и цифры, референсы и примеры.
-
Совместно определите критерии оценки качества. Объясните, какие параметры должны быть выполнены, чтобы считать работу успешной. Прислушайтесь к фрилансеру: если он предложит другие критерии оценки, то примите их к сведению и используйте для оценки проекта.
-
Зафиксируйте все договоренности письменно. Составьте договор и параллельно пропишите основные моменты в стайл-гайде или в техническом задании.
-
Регулярно запрашивайте обратную связь. Запланируйте встречи или онлайн-созвоны для обсуждения прогресса, обмена информацией и внесения корректировок.
Четко прописанные ожидания и критерии результата выгодны как заказчику, так и исполнителю: первый уверен в будущем результате, второй – в том, что он получит оговоренную оплату, если выполнит задачи качественно и в срок.
