Тайм-менеджмент – управление временем, знания и навыки по его организации и эффективному использованию.
Составление плана действий и его выполнение в соответствии с принципами тайм-менеджмента будет включать несколько этапов:
Чтобы эффективно организовать рабочий процесс или целую жизнь, в первую очередь, нужно составить список задач и целей, которые необходимо выполнить.
Один из самых эффективных методов постановки задач – SMART. Согласно ему, любая задача должна быть:
Как только список задач составлен, нужно разобраться, какие из них следует выполнить в первую очередь – это основа тайм-менеджмента. Для этого можно воспользоваться следующими методами тайм-менеджмента.
Каждая задача необходимо отнести к одному из четырех типов в соответствии с предложенной схемой, в итоге весь список сортируется по срочности и важности.
Эта система планирования позволяет выстроить систему целей, двигаясь от глобальных к ежедневным. Если у человека будет перед глазами ясная картина того, что он хочет добиться в жизни, ему будет легче определять задачи на каждый день, не отвлекаясь на лишнее.
Этот метод тайм-менеджмента достаточно прост и хорошо подходит для организации ежедневной работы. Все задачи на конкретный период оформляются в список и напротив каждой из них ставится буква А, Б, В, Г или Д.
Важно сначала полностью разобраться с задачами типа А, прежде чем приступать к остальным.
Все задачи также оформляются в список, а затем делятся на три типа:
План действий необходимо зафиксировать, используя ежедневники, электронные планировщики, таблицы в Excel и т.д.
Один из популярных способов оформления долгосрочных планов действий - диаграмма Ганта, в которой фиксируются задачи, сроки, порядок и время выполнения.
Чтобы прокрастинация и мелкие дела не мешали достижению глобальных целей можно воспользоваться следующими техниками тайм-менеджмента.
В течение недели необходимо фиксировать каждое занятие и время, потраченное на него. В итоге получится четкая картина распределения времени на разные задачи, а также выявятся «пожиратели времени», т.е. дела, которые не приносят пользы.
Согласно этому методу, необходимо неотрывно работать над задачей 25 минут (можно использовать таймер), затем 5 минут отдохнуть. После четырех рабочих циклов можно отдохнуть в течение 20-25 минут.
Если задача объемная, и выполнять ее не очень хочется, можно начать с мелких деталей – как будто делая дырки в кусочке сыра. Постепенно «кусок» обрастает дырками, а задача не кажется такой уж неприступной.