Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – управление временем, знания и навыки по его организации и эффективному использованию.

Составление плана действий и его выполнение в соответствии с принципами тайм-менеджмента будет включать несколько этапов:

• Постановка целей,
• Расстановка приоритетов,
• Фиксирование задач,
• Реализация плана.

Постановка целей

Чтобы эффективно организовать рабочий процесс или целую жизнь, в первую очередь, нужно составить список задач и целей, которые необходимо выполнить.

Один из самых эффективных методов постановки задач – SMART. Согласно ему, любая задача должна быть:

• конкретной (Specific),
• измеримой (Measurable),
• достижимой (Attainable),
• актуальной (Relevant),
• ограниченной во времени (Time-based).

Расстановка приоритетов

Как только список задач составлен, нужно разобраться, какие из них следует выполнить в первую очередь – это основа тайм-менеджмента. Для этого можно воспользоваться следующими методами тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Каждая задача необходимо отнести к одному из четырех типов в соответствии с предложенной схемой, в итоге весь список сортируется по срочности и важности.

• Тип I: важное и срочное.Невыполнение этих дел чревато серьезными проблемами, как в бизнесе, так и в жизни. Сюда можно отнести проекты с горящим сроком, подготовку важных документов в срок (например, в налоговую), решение кризисных ситуаций и неотложных проблем и т.д.
• Тип II: важное, но не срочное. К этой категории будут относиться все задачи, которые полезно реализовать в будущем: обучение, поиск новых идей, плановое посещение врача, планирование отдыха и т.д. Однако если эти дела постоянно откладывать, они переходят в разряд «важное и срочное».
• Тип III: не важное, но срочное. Ежедневные дела, которые внезапно «свалились» на голову или являются частью работы (телефонный звонок, совещание).
• Тип IV: «не важное и не срочное». Все, что отнимает время и не приносит пользы: залипание в социальных сетях, ответы на шаблонные письма, пустые совещания и т.д.

Пирамида Франклина

Эта система планирования позволяет выстроить систему целей, двигаясь от глобальных к ежедневным. Если у человека будет перед глазами ясная картина того, что он хочет добиться в жизни, ему будет легче определять задачи на каждый день, не отвлекаясь на лишнее.

• В основе пирамиды лежат глобальные жизненные ценности и ответ на вопрос «Что я хочу получить от жизни? Какова моя миссия?».
• Ответив на эти вопросы, можно ставить глобальную цель – кем хочется стать и чего добиться.
• Генеральный план достижения целей включает конкретные промежуточные цели, которые помогут выполнить глобальную.
• Подробные долгосрочные планы действий на один, три, пять лет по реализации промежуточных целей.
• Краткосрочные планы на месяц и на неделю.
• План на каждый день.

Метод «АБВГД»

Этот метод тайм-менеджмента достаточно прост и хорошо подходит для организации ежедневной работы. Все задачи на конкретный период оформляются в список и напротив каждой из них ставится буква А, Б, В, Г или Д.

• Задачи А – самые важные, их невыполнение может обернуться серьезными последствиями.
• Задачи Б – выполнить нужно, но невыполнение не принесет серьезных проблем.
• Задачи В – выполнить можно, но невыполнение задачи никак не повлияет на работу.
• Задачи Г – можно делегировать.
• Задачи Д – задачи, которые потеряли актуальность и их можно удалить.

Важно сначала полностью разобраться с задачами типа А, прежде чем приступать к остальным.

Метод ABC

Все задачи также оформляются в список, а затем делятся на три типа:

• А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.
• В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.
• С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Фиксирование задач

План действий необходимо зафиксировать, используя ежедневники, электронные планировщики, таблицы в Excel и т.д.

Один из популярных способов оформления долгосрочных планов действий - диаграмма Ганта, в которой фиксируются задачи, сроки, порядок и время выполнения.

Реализация плана

Чтобы прокрастинация и мелкие дела не мешали достижению глобальных целей можно воспользоваться следующими техниками тайм-менеджмента.

Техника «Хронометраж»

В течение недели необходимо фиксировать каждое занятие и время, потраченное на него. В итоге получится четкая картина распределения времени на разные задачи, а также выявятся «пожиратели времени», т.е. дела, которые не приносят пользы.

Техника помидора

Согласно этому методу, необходимо неотрывно работать над задачей 25 минут (можно использовать таймер), затем 5 минут отдохнуть. После четырех рабочих циклов можно отдохнуть в течение 20-25 минут.

Техника сыра

Если задача объемная, и выполнять ее не очень хочется, можно начать с мелких деталей – как будто делая дырки в кусочке сыра. Постепенно «кусок» обрастает дырками, а задача не кажется такой уж неприступной.