Каждое интернет-агентство приходит к участию в тендерах для возможности выйти на высокий уровень, начать работу с большими проектами и расширить клиентскую базу. Ну и, конечно же, получить прибыль!
А вот как презентовать свою заявку в выгодном свете, расскажут специалисты интернет-агентства «Медиасфера», которое занимается комплексным маркетингом с 1997 года и имеет в своем портфолио не один десяток выигранных тендеров.
Что такое тендер и как принять в нем участие
Тендеры бывают государственные и так называемые digital-тендеры. Каждый из них представляет собой конкурс, в котором заказчик выбирает лучшего исполнителя на свой проект.
Практически всегда это комплексный проект с множеством услуг:
- разработка стратегии
- создание контента
- ведение профилей клиента в социальных сетях
- настройка таргетированной рекламы и т.д.
Готовьте документы для участия в государственном тендере
Для участия в тендере на госзакупках агентству нужно быть готовым к решению огромного объема бюрократических вопросов:
- предоставить пакет сертификатов соответствия от сервисов и платформ,
- справки о составе агентства, из налоговой, из банка,
- паспорта и учредительные документы агентства,
- копии договоров аренды помещения, платежек и т..д.
Далеко не каждая компания к этому готова.
Преимущества digital-тендера
Цифровые тендеры бывают открытые, в которых могут участвовать все компании, прошедшие квалификацию, и закрытые, участие в которых происходит по приглашению.
В отличие от государственных, digital-тендеры имеют ряд преимуществ. Здесь нет такой ужасающей бюрократии, при регистрации вы указываете только основные данные – название агентства, почту, ссылку на сайт. За участие не нужно платить каких-либо взносов. Техническое задание заказчики выкладывают в свободной форме и вы можете отправлять такие же отклики.
И еще один маленький, но очень важный момент – в digital-тендерах выигрывает только тот, у кого действительно лучшее предложение, а не двоюродный племянник заказчика за откат.
Подготовьте подробное описание работ и стоимость
Описание может включать: объем планируемого контента (лента новостей, stories, клипы), будет ли это кросспостинг или вы предлагаете уникальный контент для разных сетей, количество проводимых фотосъемок в месяц, будут ли привлекаться модели, нужна ли фотостудия, планируется ли закупка реквизита, как быстро вы обещаете реагировать на комментарии от пользователей в сети и прочее.
Как подготовить тендерное предложение
Для подготовки требуется команда специалистов с руководителем проекта во главе, который разбирается в тематике и координирует работу различных отделов.
На разработку тендерного предложения обычно дается срок в две-три недели в зависимости от объема подготавливаемого предложения, и за это время надо успеть:
- сформировать команду;
- разработать идею продвижения (что делаем и для кого);
- сегментировать ЦА и составить портреты потребителей товара или услуги;
- провести аудит существующих профилей клиента в соцсетях;
- проанализировать сильные и слабые стороны конкурентов;
- разработать рубрикатор;
- составить контент-план с примерами рубрик;
- подготовить посты и stories в фото- и видеоформате на ближайшее будушее (дней 10-15)
- все красиво оформить в лаконичной презентации и подать на рассмотрение клиенту.
Как видим, сроки жесткие. Поэтому не нужно затягивать, сразу включайтесь в работу.
Порядок работы
Первым делом формируем команду исполнителей, которые понимают целевую аудиторию и даже являются ее частью, знают как оформить соцсети, чтобы подписчики не скучали. Выбираем руководителя проекта и всем коллективом проводим мозговой штурм. На этом этапе нужно выработать общую идею продвижения и «поделить слона» – распределить задачи.
Затем шлифуем идею продвижения и определяем, как она будет реализована, мониторим конкурентов (частота постинга, уровень вовлеченности, какие материалы набирают максимум реакций, работает ли обратная связь). Сравниваем с показателями заказчика и сразу отмечаем, что нужно улучшить.
Прорабатываем темы постов и готовим список рубрик. Копирайтер в это время готовит тексты будущих постов, дизайнер и сторисмейкер оформляют визуальное сопровождение с учетом брендбука заказчика, фирменных шрифтов, актуальных трендов и пр.
Важно, чтобы все участники команды понимали, что срыв сроков одного ведет к задержке материалов от другого и в итоге страдают все.
Поэтому руководитель проекта обязательно должен контролировать и чекать все задачи по срокам готовности.
Организация фото- и видеосъемок
Отдельно стоит заострить внимание на организации фото и видеосъемок, которые будут использованы в тендерном предложении.
Сейчас в тренде так называемый «живой контент», который невозможно найти на фотостоках. Как правило, компания-заказчик далеко, а снимать нужно на месте. Поэтому необходимо иметь актуальную базу фотографов в регионах.
У нас был такой опыт, когда участвовали в тендере для управляющей компании сети торгово-развлекательных центров. Пришлось готовить предложение не для одного объекта, а сразу для пяти, расположенных в разных городах и даже в разных часовых поясах. И все это за 2 недели!
Основные моменты с разработкой идеи и стратегии продвижения решили командой в нашем офисе, а фотографов и видеомейкеров в регионах с опытом подобных съемок выбрали через собственную базу.
Чтобы максимально погрузить фотографов в нашу задумку, провели совместный созвон по Зуму, где проговорили все важные моменты. У нас не было права на ошибку, так как повторную съемку провести мы не смогли бы:
- На это не было бы времени
- Слишком большие затраты. И да, то что вы тратите в процессе подготовки предложения никак не учитывается и не компенсируется Заказчиком
Далее мы отправили фотографам ТЗ с досконально расписанной идеей и детальнейшим таймингом, контакты моделей, которых мы выбрали, а дальше дело техники.
В процессе организации съемок нам пришлось согласовывать с администрацией каждого ТРЦ даты съемок, решать вопросы со службой безопасности и дважды отправлять фотографов на предварительные поиски лучших локаций и ракурсов перед самой съемкой. Было сложно, но интересно!
Заключение
После выполнения всего массива работ, агентство отправляет результаты, ему присваивается номер и начинается отбор победителя. Решение по тендеру обычно выглядит в формате проставления баллов, у кого их больше, тот и выиграл.
Не стоит бояться больших проектов, сотрудничество с крупными заказчиками всегда приносит дивиденды. Возможно, свой первый тендер вы выиграете не с первого раза, желающих много. Повышайте профессионализм, будьте настойчивыми и удача вам обязательно улыбнется!
