1 0
0 0 0

10 полезных функций Google Календаря, которые вы могли игнорировать

8 апреля 2019, 14:48  | Валерия Россохина

Об авторе
Валерия Полякова
Валерия Россохина
Редактор Лайкни
Все мы рано или поздно приходим к тому, что имеет смысл заняться тайм-менеджментом. И нет ничего лучше, чем использовать для этого специальные приложения. Вполне вероятно, что ваш выбор в этом случае падет на Google Календарь.

Представительница команды HubSpot Джинни Минео активно пользуется Google Календарем и собрала несколько полезных функций, которые могут пригодиться как индивидуальным, так и корпоративным юзерам. Изучайте и берите на заметку.

Создавайте отдельные календари для разных целей

Когда вы только начинаете пользоваться Календарем, у вас есть всего один календарь – он обозначен вашим именем на левой боковой панели инструмента. 

Начало работы с Календарем

Если вы хотите использовать свой календарь для нескольких целей, например, для планирования рабочего времени или создания повторяющихся напоминаний, то у вас для этого есть только одна вкладка. Однако это может быть не очень удобно, так как все эти задачи будут отображаться в одном окне. Это может привести к тому, что важные неповторяющиеся задачи потеряются в потоке рутинных действий.

Чтобы таких неурядиц не возникало, нужно просто создать отдельные календари под разные задачи. Сделать это просто: нужно только нажать кнопку «Добавить календарь» (над вашим именем в левой боковой панели), придумать название и нажать на кнопку «Создать календарь»:

Создаем свой календарь

Важно: вы можете менять цвета календарей, чтобы было легче отслеживать, что необходимо сделать в тот или иной день.

Планируйте встречи при помощи функции «Предлагаемое время»

Пробовали когда-нибудь организовать встречу с несколькими сильно занятыми людьми одновременно? Тогда вы наверняка знаете, как это непросто, учитывая все пересечения в расписании группы. Но Google Календарь может помочь.

Чтобы найти время, которое устроит всех, добавьте участников будущей встречи в мероприятие. Для этого нажмите на «Создать», после чего откроется страница, где можно будет выбрать время, подходящее для всех. 

Подходящее время встречи

Важно: у потенциальных участников встречи должен быть аккаунт в Google и заполненное расписание в Календаре соответственно. Кроме того, Календари гостей должны быть в открытом доступе для организатора встречи.

Добавьте Google Hangout

Google Hangout – это приложение от Google для проведения видеоконференций. Если не все участники встречи могут присутствовать на ней лично, можно организовать удаленное общение при помощи приложения Google. Сделать это просто, достаточно нажать кнопку «Добавить видеоконференцию» в меню встречи. 

Добавляем видеоконференцию

Приложите все необходимые материалы

Рабочие встречи зачастую предполагают разбор какой-либо проблемы или обсуждение плана. И тут не обойтись без дополнительных материалов, которые потребуются всем участникам.

Чтобы не высылать все необходимое отдельным письмом, добавьте материалы непосредственно в мероприятие. Это поможет избежать задержек и путаницы во время встречи.

Чтобы сделать это, необходимо нажать на значок скрепки при создании мероприятия. 

Добавляем нужные материалы

После нажатия на значок откроется специальное меню. К встрече можно добавлять как сторонние материалы, так и те, что хранятся на Google Диске организатора.

Укажите рабочие часы

У всех нас разное рабочее расписание. Кто-то сидит в офисе с 9 до 6 вечера, а у кого-то плавающий график. Иногда происходит так, что эти два мира сталкиваются. Если вы работник с нестандартным расписанием, которое не может запомнить никто из ваших коллег, то этот пункт для вас.

«Рабочие часы» – это функция, которая уведомляет других пользователей, пытающихся назначить вам встречу во внеурочное время, о вашем расписании. Иными словами, если вы работаете с 15:00 до 21:00, а вас хотят пригласить на мероприятие, которое пройдет в 13:00, то организатор получит сообщение, в котором будет указано, что ваши рабочие часы начинаются в 15:00.

Чтобы указать свое рабочее время, необходимо открыть меню настроек в верхнем правом углу, после чего в разделе «Общее» выбрать «Рабочее время» и указать нужные вам часы. 

Рабочие часы в Календаре

Важно: данная функция доступна только тем, кто пользуется учебным или бизнес-аккаунтом.

Укажите место встречи

Вопросы логистики для многих оказываются довольно сложными. Предположим, вы назначили встречу в кафе Starbucks. Однако в вашем городе может быть несколько таких точек, и участники мероприятия вполне могут перепутать локацию.

В Google Календаре можно указать конкретное место встречи, с адресом. А все участники легко могут найти его с помощью Google Карт.

Добавить место можно в меню встречи: 

Место проведения встречи

Укажите интервалы встреч

Данная функция доступна только для корпоративных и учебных аккаунтов Google и позволяет указывать интервалы, когда вы можете встретиться с коллегами.

Чтобы воспользоваться функцией, необходимо открыть свой календарь и кликнуть по любому интервалу календарной сетки. Во всплывающем окне нужно будет выбрать опцию «Интервалы для встреч».  

Интервалы встреч в Календаре

Интервалами для встреч можно делиться с коллегами. Для этого потребуется кликнуть по интервалу и выбрать «Изменить мероприятие», после чего нужно открыть календарь. Затем необходимо скопировать URL страницы календаря из адресной строки браузера и отправить ссылку всем, кого вы хотите уведомить о возможности назначать встречи в этот период.

Добавляйте интересные календари

Google Календарь позволяет следить за различными событиями из мира спорта, праздниками и даже фазами луны. Чтобы добавить себе один из таких календарей, необходимо нажать на «Добавить календарь» на левой боковой панели инструмента и выбрать «Интересные календари». 

Как добавить интересные календари

Делитесь календарем с другими пользователями

Google Календарь позволяет контролировать, кто может видеть ваше расписание, а также дает возможность выбрать, могут ли сторонние пользователи вносить в него правки.

Чтобы открыть другим пользователям доступ к своему календарю, необходимо кликнуть по кнопке настроек в левом боковом меню: 

Как делиться Календарем

В открывшемся меню можно будет выбрать один из следующих вариантов:

  • Сделать календарь публичным.
  • Предоставить доступ отдельным пользователям.
  • Настроить уведомления о мероприятии.

После того, как вы выберете нужные варианты, можно будет вернуться к календарю – все настройки сохранятся автоматически.

Используйте быстрые клавиши

Да, они работают и в Google Календаре и значительно упрощают работу, если их запомнить или держать под рукой открытый список. Например, чтобы создать мероприятие, вам потребуется только нажать клавишу «c», а «t» откроет сегодняшний день. С полным списком можно ознакомиться в Справке.

Заключение

Google Календарь – отличный выбор как для новичка, так и для опытного пользователя различных планировщиков задач. Однако если вам по какой-то причине захочется разнообразия, всегда можно выбрать новый сервис. Например, один из тех, что были рассмотрены в этой статье.

Источник: HubSpot


Читайте нас в Telegram - digital_bar
Читайте нас в Telegram - digital_bar

 Есть о чем рассказать? Присылайте свои материалы в редакцию.
Комментарии
1 комментарий
Подписаться 
Подписаться на дискуссию:
E-mail:
ОК
Вы подписаны на комментарии
Ошибка. Пожалуйста, попробуйте ещё раз.
  • Максим Мирошник
    3
    комментария
    0
    читателей
    Максим Мирошник
    неделю назад
    Как мастеру маникюра вывести на своем WP сайте гугл-календарь с уже занятыми под запись часами?
    +
    2
    -
    Ответить