Забытые дела, затерянные планы и нереализованные цели. Звучит знакомо? В суматохе повседневной жизни мы часто теряем контроль над своим временем и задачами. Но существует простой инструмент, который поможет вернуть дисциплину и структурировать дела – ежедневник.
О важных правилах его ведения рассказал Александр Байбулов, создатель каталога мерча и бизнес-подарков «Топкаталог», разработчик брендов Cofer и Bplanner.
Зачем вообще вести ежедневник
Ведение ежедневника не только полезная привычка, но и мощный инструмент для организации и управления своим временем, задачами и целями. Назову несколько причин, почему важно записывать свои дела:
1. Планирование дня. Ежедневник помогает структурировать день, определить приоритетные задачи и составить план действий. Это позволяет эффективно использовать время и избежать прокрастинации – стойкого желания откладывать дела на потом.
2. Создание привычки. Записи в блокноте помогают развить привычку организованности и дисциплины. Если возвращаться к ежедневнику регулярно, то вы научитесь контролировать свой прогресс. Регулярная оценка прогресса поможет уверенно идти к реализации планов.
3. Учет и анализ. Если отмечать в ежедневнике важные события, задачи и достижения, то это поможет анализировать успехи и ошибки, корректировать планы и стратегии.
4. Снижение стресса. В блокноте можно упорядочить и структурировать мысли, заботы и обязанности. Записывая их, человек освобождается от излишнего напряжения и чувства перегрузки.
5. Определение приоритетов. Планирование позволяет определить, какие задачи являются самыми важными и требуют более приоритетного внимания. Это помогает сфокусироваться на ключевых делах и не рассеивать внимание на несущественные.
В целом, благодаря записям в ежедневнике можно определить свои цели и шаги, необходимые для их достижения. Если вы хотите жить более организованно, продуктивно и осознанно, то без регулярного ведения органайзера не обойтись.
Топ-5 правил ведения ежедневника
Я пользуюсь ежедневником уже много лет, и за это время выработал 5 правил, которые помогают получать от него максимум пользы.
1. Ведите ежедневник каждый день
Это самое важное правило, которого я придерживаюсь в обязательном порядке. Не зря же ежедневник называется именно так. Систематические записи формируют дисциплину, что важно для эффективного планирования задач на разные периоды времени. Нужно пользоваться органайзером хотя бы в рабочие дни, чтобы структурировать свою профессиональную деятельность и всегда держать руку на пульсе. При этом ничто не мешает планировать выходные дни, каникулы или отпуск, записывая свои планы и цели.
2. Придерживайтесь системы
При ведении ежедневника нужно придерживаться определенной системы, которая для вас наиболее оптимальна. Если этого не делать, то процесс планирования может превратиться в хаос. Например, многие используют такие известные системы, как матрица Эйзенхауэра или метод Шваба. Я убедился на практике, что следовать системе крайне удобно. При этом ломать ее не нужно, а только дорабатывать в каких-то аспектах. Можно делить задачи на важные и неважные, срочные и несрочные, а после из завершения – вычеркивать из списка. Найдите наиболее подходящую вам систему и придерживайтесь ее, чтобы достигать поставленных целей.
3. Планируйте дела на оптимальный срок
Планировать свои дела можно на день, неделю, месяц или другой срок. Если не получается охватывать планированием большие горизонты, то уменьшайте рамки. Например, записывайте задачи не на месяц, а на неделю вперед или даже на один день. Если человек занимает управленческую должность, то имеет смысл планировать на месяц.
На неделю чаще всего записывают дела, которые можно выполнить за несколько суток, а на день – то, что можно решить наиболее оперативно. Планирование на оптимальные сроки позволяет разбить большие задачи на более мелкие и установить промежуточные цели. Это помогает постепенно двигаться к реализации основной задачи и оценивать свой прогресс.
4. Используйте разные страницы ежедневника
Что я имею в виду? У некоторых людей, не знакомых с тайм-менеджментом, часто не получается грамотно и эффективно вести ежедневник из-за того, что они делают записи, пометки, рисунки и расчеты на одной странице – в итоге понятная структура превращается в настоящую кашу.
Лучше записывать, например, планы на день на одной странице, а добавлять какие-то творческие пометки, символы и рисунки в отдельный блок. Чаще всего специальные листы для подобных записей находятся в конце ежедневника. Я называю такой принцип «Аккуратно вначале, креативно в конце». Если вы собирайтесь зарисовывать некоторые свои мысли или просто любите делать наброски, то выбирайте блокнот с листами без линеек или со специальным блоком для такого креатива.
5. Цифровизируйте самое важное
Вести ежедневник можно не только на бумаге, но и в цифровом виде. А можно совмещать оба способа. Например, это позволяет сделать инструмент Bplanner – бумажный блокнот плюс приложение. В цифровом виде все записи всегда будут доступны и никогда не потеряются. При этом не придется везде брать с собой бумажный ежедневник – иногда это просто невозможно, а смартфон почти постоянно под рукой. Вопрос в том, нужно ли диждитализировать все подряд.
Я думаю, что в большинстве случаев не стоит дублировать в цифровом виде абсолютно все записи. Например, можно использовать бумажный ежедневник для работы, а личные дела записывать в смартфон или облачный сервис. Главное, делайте так, как вам удобно. Лично я рекомендую использовать два формата, чтобы получить наибольший эффект от планирования.
Кому полезно использовать ежедневник
Бумажными и цифровыми блокнотами пользуются многие люди, в том числе:
1. Управленцы и предприниматели. Ежедневник помогает организовать рабочий график, задачи и встречи, позволяет следить за сроками выполнения заданий, управлять проектами и улучшать продуктивность.
2. Студенты и учащиеся. Благодаря ежедневнику можно распланировать время на учебу, запомнить даты и время проведения экзаменов, контрольных работ и других важных событий.
3. Спортсмены и приверженцы активного образа жизни. По записям в блокноте можно отслеживать физическую активность, тренировки, здоровый сон и питание, а также записывать достижения и устанавливать новые цели.
4. Личности, стремящиеся к саморазвитию. Ежедневник позволяет планировать и отслеживать прогресс в чтении книг, освоении новых навыков, самоанализе, рефлексии и достижении личных целей.
5. Домохозяйки. Блокнот в домашнем хозяйстве – полезный инструмент для организации бытовых задач. Например, ежедневник помогает спланировать уборку, готовку, занятия с детьми и другие обязанности. Он также позволит составить список покупок и обозначить время для похода в магазин.
Если вы еще не пробовали пользоваться ежедневником в повседневной жизни, то попробуйте начать это делать. Убедился на своем опыте: регулярное планирование задач повышает эффективность работы и бизнеса, а моей супруге помогает справляться с домашними делами и всегда помнить о событиях в жизни детей.
