Работа маркетингового агентства – почти всегда десятки мелких задач, параллельные проекты и высокая скорость. Добавим сюда несколько этапов правок и согласований и процессы становится невозможно удержать в голове просто физически.
Обычно нужная информация разбросана по разным каналам: поручения в переписках, важные документы – по ссылке, а чтобы увидеть контент-план, см. табличку Excel. На попытки собрать полную картину и руководитель, и команда тратят часы времени.
Если бы это спасало! Нет-нет да и забудется сообщение с правкой от клиента или срок внезапно окажется уже «вчера». Кто за что отвечает? Дизайнеру прислали материалы на оформление? Да где, блин, это техническое задание…
В таком ритме можно выдержать неделю. Ну ладно, месяц. Потом неизбежно приходит чувство перегруженности и беспомощности. А вместе с ним хронический стресс, ссоры и полная неразбериха в процессах. Что делать? Сейчас разберемся.
Особенности работы агентства
Одна команда готовит стратегию, другая согласовывает креативы, а третья оценивает итоги рекламной кампании. Эти процессы происходят одновременно, и в них участвует несколько человек. А еще задачи могут не зависеть друг от друга напрямую.
К тому же, работа маркетингового агентства всегда в движении: меняются приоритеты, приходят срочные комментарии от клиентов, пересматриваются планы. Если не вести учет всех обновлений, легко потеряться. Эту проблему решает система управления.
С чего начать организацию дел
Команда занята, работа идет, но почему-то много ошибок и нет результата. Непонятно, кто и что делает конкретно и в чем причина задержек. Вроде бы, проясняешь ситуацию, а завтра все опять возвращается к заводским настройкам. Без паники!
Чтобы разобраться с навалившимися делами, сначала остановимся и проанализируем то, как устроена работа сейчас. Это поможет увидеть структуру проектов, организовать задачи и найти слабые места в процессе. Обещаем, что будет не сложно.
Будем двигаться от общего к частному и пройдем через пять шагов:
Выявим проекты. Над чем команда трудится прямо сейчас? Какие есть направления работы? Это может быть инфлюенс-маркетинг, комьюнити-менеджмент, продакшн. Или второй вариант структуризации – через клиентов. Тогда задачи делятся не по сфере, а по принадлежности к определенному заказчику. Так и запишем:
Определим, из чего состоит проект. Внутри каждого направления найдется хотя бы пара блоков, на которые можно разделить общий поток задач по проекту. Это действие не обязательно, но когда задач становится много, систематизация добавляет порядка.
Например, SMM-отдел может заниматься текстами, дизайном, съемкой видео. Скорее всего, здесь задействованы разные специалисты и ожидаются свои результаты, так что для удобства вынесем «подпроекты» отдельно.
То же самое с клиентами. Чтобы не смешивать задачи по наполнению сайта, созданию рекламных креативов и ведению соцсетей, большой проект лучше разделить на части:
Единого шаблона, по которому нужно структурировать проекты, не существует. В этом деле важно опираться на критерий удобства и внутреннюю логику работы агентства.
Опишем процесс. Публикуете посты, создаете визуал или настраиваете рекламу – в любом случае у этого процесса есть несколько этапов. Важно сделать их видимыми и проследить, какой путь проходит задача от постановки до результата.
Так, чтобы написать текст, сначала нужно придумать идею, потом описать требования, приступить к работе, отредактировать итоговую версию, согласовать с руководителем и, наконец, опубликовать результат. Получается цепочка действий:
Такие цепочки желательно прописать для каждого сценария: написания текста, съемки видео, настройки рекламы… Они не всегда сложные – если в команде не составляют техническое задание и не согласовывают результат, эти этапы не нужны.
Соберем задачи. Тут придется прошерстить все привычные каналы коммуникации – почту, чаты, личные сообщения. Вспомнить, куда записывались задачи, и вытащить их из ежедневников и заметок. Наконец, получившийся список дел нужно рассортировать по проектам, подпроектам и этапам работы. Так каждое поручение найдет свое место.
Найдем узкие места. После того, как мы проделали предыдущие четыре шага, у нас появилась структура – а это половина дела. Теперь понятно, как устроены процессы в агентстве, на каком этапе конкретное поручение и сколько их вообще есть.
Теперь задачка со звездочкой – проанализировать, где могут застревать дела, чтобы ускорить работу команды. Такие места называют бутылочным горлышком. Это ресурс, человек или этап, который не успевает обрабатывать задачи и тормозит остальных.
Чтобы найти бутылочное горлышко, нужно проверить, где скапливается больше всего дел и застревает надолго. Затем попытаться выяснить причину – высокая нагрузка на одного сотрудника, нехватка ресурсов, размытые требования и ответственность.
Например, может выясниться, что у команды авторов текстов в SMM-отделе уже пять задач на этапе согласования, а последнее обновление статуса было аж неделю назад.
Оказывается, все материалы проходят через руководителя, который загружен работой с заказчиками. В итоге новые публикации не выходят, потому что застревают на этапе проверки. Решение – разделить поток задач между несколькими проверяющими.
Что делать дальше
Предположим, что благодаря анализу текущих процессов нам удалось лучше понять задачи агентства: к каким областям они принадлежат, сколько из них сейчас в работе, где и почему образуются «пробки». Но как этим управлять? Не записывать же ручкой…
Для большого количества параллельных задач, нескольких проектов и этапов работы в каждом мы не нашли решения лучше, чем таск-менеджер. Это система планирования и контроля, с помощью которой получится собрать все дела в одной точке.
В такой онлайн-офис удобно занести проекты и настроить Канбан-доски – визуальный инструмент управления задачами. Если проект – одно направление работы, то доски представляют собой те самые блоки, которые помогают структурировать разные дела.
На доске есть колонки. В базовой комплектации их всего три: «К работе», «В работе» и «Готово». При желании система дает возможность переименовывать старые столбцы и добавлять дополнительные. Внутри колонок располагаются карточки задач:
Таск-менеджер часто предлагает расширенные настройки карточек задач: здесь можно указать исполнителя, дедлайн, приоритет, добавить теги и прикрепить файлы. Функции зависят от конкретного сервиса с Канбан-досками – сейчас на рынке как минимум 13.
Канбан-метод идеален для организации невидимого интеллектуального труда: если на производстве сразу понятно, чем занимается работник, то задачи и их путь в агентстве не очевидны. Для управления такими процессами важно представлять их наглядно.
Инструкция по устранению хаоса
В прошлом разделе мы оставили ссылку на 13 лучших сервисов с Канбан-досками. Как команда таск-менеджера Weeek, мы покажем настройку процессов на примере нашей системы. Инструкцию можно применить и для другой программы – логика схожа.
Итак, чтобы организовать работу маркетингового агентства, вернемся к зарисовкам из начала этого текста. Там у нас получилось выделить проекты, основные блоки работы внутри каждого, описать путь задачи, собрать дела и даже провести анализ «затыков».
Каркас готов. Остается перенести его в виртуальное рабочее пространство. Тут просто – двигаемся по порядку. С помощью кнопки в левом меню создаем нужное количество проектов. Затем переходим в режим отображения «Доски» и добавляем наши «блоки»:
На досках визуализируем путь задачи с помощью колонок. Делаем нужное количество столбцов и даем названия. Заодно распределяем список дел по получившимся этапам:
Чтобы ориентироваться на доске было проще, мы придумали для карточек задач теги. Они показывают, к какому заказчику принадлежит тот или иной текст – предположим, мы работаем с онлайн-школой и IT-продуктом. Теперь провалимся в карточку:
Здесь мы выбрали исполнителя, дату выхода текста и приоритет. Еще кратко описали идею будущей публикации. Если пролистать ниже, получится вложить файл и оставить комментарий – на случай, если у коллеги появится дополнение.
Чтобы увидеть контент-план, сменим режим отображения с «Досок» на «Месяц». Дела заняли место в нужные ячейках в соответствии с указанной в карточке датой:
Такую процедуру нужно проделать с каждым проектом, доской и цепочкой работы. Это трудоемкая работа, но ценная инвестиция – выделяем день однажды, чтобы получить возможность наблюдать за процессами в любое время.
Дальше останется только договориться о правилах работы с остальными. Мы сделали пример регламента в Базе знаний Weeek – корпоративной библиотеке, где хранится вся ценная информация: от ценностей компании до инструкций.
Что в итоге
Беспорядок в агентстве появляется не потому, что сотрудники плохо стараются. Даже самые организованные специалисты теряются, когда нет надежной системы. Особенно при работе с параллельными проектами, правками и меняющимися приоритетами.
Настройка процессов точно займет время. И так же точно окупится! Меньше ошибок, больше довольных клиентов, выше эффективность. Рабочие часы не будут утекать на поиск задач и комментариев, а команда получит чувство предсказуемости.
