Все больше людей и компаний работают с удаленными сотрудниками. Например, менеджер ведет проект, а команда разработчиков разбросана по разным городам России и они не знакомы лично. Или владелец бизнеса нанял фрилансера, чтобы он нарисовал ему логотип. Или дизайнер заказал стул мастеру в другом городе.
Страхи заказчика вполне обоснованны: вдруг меня не поняли, взяли деньги и не сделают работу, я не могу контролировать исполнителя и влиять на результат.
Что же делать?
Поставить задачу и убедиться, что исполнитель ее понял
Когда вы ставите задачу удаленному сотруднику, вы не знаете, чем он занят сейчас: спит, ведет машину, работает или гуляет с ребенком.
Описывайте задачу так, как будто исполнитель вне контекста работы. Есть риск, что сотрудник отвлекся на что-то другое или вообще забыл о каких-то деталях работы над проектом. Пока вы не скажете, он не вспомнит.
Хорошая задача отвечает на вопросы - что сделать, когда, в каком виде должен быть ожидаемый результат. Если у вас есть примеры похожей задачи или конкретное предложение, прикладывайте к описанию.
Убедитесь, что исполнитель понял задачу. Спросите, какие у него вопросы, попросите подвести итоги встречи, проговорите вместе, какие шаги будете предпринимать для решения задачи.
Ваша задача - убедиться, что смысл не искажен.
Зафиксировать сроки и контролировать процесс
Договаривайтесь не только о конечных сроках, но и о промежуточных. Так процесс работы станет для вас прозрачным: если возникнут проблемы, у вас появится возможность решить их без потерь.
Например, если вы отдаете подрядчику верстку и макеты для программирования сайта, договоритесь, когда вам дадут ссылку на домен, когда развернут админку, когда вы увидите первые страницы.
Если подрядчик не дает вам информацию и говорит, что с проектом все ок и почти все готово - бейте тревогу. Может исполнитель сказал вам правду и с проектом все хорошо, но может быть и нет. А вы не знаете наверняка.
Через какое-то время после постановки задачи исполнителю напомните о себе. Спросите, не нужна ли помощь, есть ли вопросы, напомните, что к вам можно обращаться.
Общайтесь лично
Вы пишете письмо или сообщение в мессенджере исполнителю, он вам отвечает через день вопросом. Вы отвечаете. Исполнитель задает еще вопрос, вы отвечаете. Дня через два выяснения задачи в переписке, вы срываетесь и звоните - вопрос решается за 15 минут беседы. Общайтесь лично, если вопрос сложный или когда вы чувствуете, что выяснение задачи затягивается.
Километры писем могут не помочь, а только запутать дело и превратиться в обоюдный формализм.
Еще один нюанс переписки. Исполнитель не всегда может выйти на связь в нужное вам время, уехать в отпуск без предупреждения, прочитать сообщение и не ответить. Звонок поможет напомнить о задаче.
Если вы проговариваете детали задачи - зафиксируйте договоренности в переписке, чтобы не потерять и избежать разногласий.
Мотивация сотрудников
Сотрудник должен быть заинтересован в задаче - об этом уже много написано и сказано. Но кроме личной заинтересованности можно стимулировать мотивацию исполнителя.
Чем мотивировать.
- Деньгами.
Обсуждайте такие условия в момент, когда заключаете договор, чтобы не было сюрпризов для обеих сторон.
- Помогайте развивать имидж.
- Пишите благодарственные письма и рекомендации, подписывайте грамоты: для многих подрядчиков, особенно для начинающих, это может быть бонусом к портфолио или инфоповодом.
Риски работы с удаленной командой
- Договор.
Заключайте договор с подрядчиком (мы работаем с ИП). В договоре должны быть указаны: сроки и состав работ, условия премирования, если есть, сумма оплаты. Кроме того, вам нужно подписать НДА и отдать чек-лист, по которому будете принимать работу (или прописать пункты в договоре).
- Финансы.
Не работайте с сотрудником по полной предоплате, чтобы он стремился закончить проект в короткие сроки. Еще это подстрахует вас в случаях, когда человек, не оценив объем работы, сорвет сроки, пропадет с деньгами, сделает не так.
- Сроки.
Закладывайте не меньше ? от названных разработчиком сроков, договаривайтесь о промежуточных результатах.Если понимаете, что работа не сделана, а сроки скоро будут сорваны - передоговаривайтесь. Разработчик должен предложить вам план по исправлению ситуации.
В сложных случаях может понадобиться упростить функционал или вынести что-то за рамки работ, или даже сменить исполнителя.
В целом, работа с удаленными сотрудниками мало отличается от работы со специалистом в штате. Помните, что задача должна быть понятна всем участникам, ожидаемый результат конкретным, сроки зафиксированными. Думайте о пользе проекта и не бойтесь работать с удаленными исполнителями.
