Каждый пятый сотрудник считает своего руководителя самодуром. При этом 14% раздражает тотальный контроль, а 13% – неорганизованность босса. Чтобы не пополнить ряды руководителей, о которых у подчиненных складывается такое нелестное мнение, важно правильно построить взаимодействие с командой и постоянно развивать свои навыки тайм-менеджмента.
Четко формулируйте задачи – это первый шаг к решению
Команда – единый механизм. Чтобы он работал слаженно и без сбоев, каждый участник должен хорошо понимать свою роль и свои задачи. Именно поэтому они должны быть четко сформулированы. В процессе постановки задачи давайте своим подчиненным максимально подробную информацию – но в тех пределах, в каких необходимо для ее решения: не перегружайте их ненужными сведениями.
Это касается и встреч: если хотите обсудить презентацию или отчет, лучше, чтобы участники ознакомились с ними заранее. Не забывайте прикреплять нужные документы ко встрече.
Соблюдайте дедлайны сами – подчиненные подтянутся
Если вы пообещали своему сотруднику вернуться с ответом на его вопрос или комментариями к его проекту до определенного времени, не нарушайте этот срок. Ответственный руководитель – пример для подражания, ему хочется соответствовать. Чтобы ничего не пропустить, обязательно фиксируйте дедлайны по своим задачам и включайте напоминания. Один из сервисов, в котором для планирования есть специальный виджет «Задачи», – календарь Mail.ru. В нем удобно составлять списки дел на день или для какого-то события. Кстати, для задач с дедлайнами оставляйте запас до 10% от времени, которое вы планируете потратить, – на случай форс-мажоров, от которых никто не застрахован.
Все успевать помогут техники тайм-менеджмента – например, Pomodoro. Перечисляете задачи на день от более важных к менее важным и за каждые 25 минут усердной работы вознаграждаете себя пятиминутным перерывом. Через несколько дней вы увидите, сколько 25-минутных отрезков требуется на решение задач разных типов, и сможете более эффективно распределять свое время.
Делите большие задачи на части и не забывайте делегировать
Руководитель – эксперт в своей области. Иногда так хочется поддаться соблазну последовать «правилу» «Хочешь сделать хорошо – сделай сам». И вот вы уже сидите в офисе за полночь, решая большие и маленькие задачи в ущерб своим менеджерским функциям. Не надо так – делегируйте. Доверяйте своим сотрудникам, ведь если бы они были плохими специалистами, вы бы не взяли их к себе в команду.
Свои же задачи, которые могут быть очень масштабными, делите на небольшие части – так будет легче с ними справиться.
Проводите планерки, чтобы быть в курсе дел
Регулярно встречайтесь с командой, чтобы озвучить планы на ближайшее время, узнать статусы текущих задач и обсудить промежуточные результаты. Оптимальная частота зависит от сферы, в которой вы работаете: где-то нужно встречаться всем вместе каждые две недели, а где-то достаточно собраться раз в месяц. Главное – не переусердствуйте: не стоит скатываться в микроменеджмент и контролировать выполнение задач каждые два дня. Настройте в своем календаре напоминания о предстоящих планерках – пусть оно приходит достаточно заранее, чтобы вы успели подумать о повестке и подготовиться. Для участников, которые будут присоединяться ко встрече по видеосвязи, можно сгенерировать ссылку на звонок.
Собирайте обратную связь
Встречи с сотрудниками один на один – важный элемент эффективного руководства. Они помогают повысить продуктивность и вовлеченность членов команды, а также уровень их доверия к руководителю. Бывает, людям сложно высказывать свое мнение по каким-то вопросам на общих встречах, но при этом они готовы поделиться им тет-а-тет с начальником. Также встречи один на один – идеальный формат для обсуждения карьерных перспектив каждого специалиста и поиска точек роста. Если вы будете регулярно проводить такие встречи и принимать к сведению все, что на них услышите, это прибавит много баллов к вашему стилю руководства и положительно скажется на эффективности вашей команды и атмосфере внутри нее.
Отдыхайте
Работа без перерывов, выходных и отпусков – прямой путь к выгоранию. Это распространенная проблема – с ней не понаслышке знакомы почти две трети (64%) наших соотечественников. Чтобы не пополнять эту печальную статистику, следите за тем, чтобы в вашей жизни была не только работа. Проводите время с семьей, друзьями, общайтесь в неформальной обстановке с командой. Онлайн-планировщик и тут поможет ничего не забыть. Календарь Mail.ru интегрирован с почтой: если вы получите письмо с билетами в театр, на футбол или на самолет, они автоматически добавятся в календарь и вам заранее придет напоминание о предстоящем событии.
Хороший руководитель – эффективный руководитель. Планируйте, делегируйте, отдыхайте – технологии помогут.