Дмитрий Сытин, CEO Рулы и основатель нескольких ИТ-сервисов, объясняет, как рабочие приложения могут вызывать перегрузку – и как компаниям с этим справляться.
Современный офисный рабочий день – это постоянное переключение между мессенджерами, почтой, CRM-системами, таск-трекерами и видеозвонками. Мы жонглируем десятками инструментов, и каждый скачок от экрана к экрану съедает внимание, силы и повышает риск ошибок.
В последние годы все чаще говорят о феномене «цифровой усталости». Исследования подтверждают: постоянные метания между программами снижают эффективность. Сотруднику может потребоваться до 10 минут, чтобы вернуться к фокусной работе после переключения. 45% работников признаются, что частая смена приложений мешает продуктивности, а 43% – что она вызывает тревожность и ощущение выгорания. Вместо того чтобы помогать, цифровые инструменты все чаще становятся причиной стресса.
Что на самом деле утомляет пользователей
Один из ключевых источников усталости – необходимость постоянно переключаться между разными рабочими сервисами. Причем это не разовая история, а часть ежедневной рутины. Такой подход не только неудобен, но и эмоционально выматывает.
Классический пример: сотрудник общается с клиентом через Outlook, а потом вручную переносит детали в CRM. Если между системами нет интеграции, это означает лишнюю работу, высокий риск ошибок и потерю времени. Похожая ситуация возникает, когда нужно зафиксировать итоги звонка или переписки в другой программе – все снова вручную, все снова вразнобой.
Три главные причины цифровой усталости
-
Нет связи между системами.
Компании часто используют целый арсенал приложений. Сам по себе каждый инструмент может быть удобным, но без синхронизации между ними сотрудники тратят уйму времени на ручной перенос данных. Вместо того чтобы решать реальные задачи, они утопают в рутине и теряют концентрацию из-за цифрового хаоса. -
Инструменты выбраны не для людей.
Решения часто принимаются исходя из бюджета, IT-политики или формальных стандартов, а не из удобства для команды. Например, если документооборот ведется в 1С только потому, что так принято, но интерфейс неудобен – мотивация сотрудников падает. Им приходится подстраиваться под инструменты, которые мешают, а не помогают. -
Отсутствие общей цифровой стратегии.
Когда нет согласованного подхода к выбору и связке сервисов, каждый отдел работает в своей системе: маркетинг – в Trello, IT – в Jira, продажи – в Битриксе. Информация расползается по разным каналам, а командная работа превращается в квест по сбору пазлов. Ни сотрудники, ни руководители не видят полной картины.
Почему «идеальной» системы не существует
Многие компании хотят найти универсальное решение – одну платформу, которая покроет все бизнес-процессы. Но на практике такие «всё-в-одном» системы либо слишком поверхностны и не учитывают специфики бизнеса, либо становятся неповоротливыми гигантами, требующими сложного и дорогого внедрения.
Например, SAP – одна из самых мощных ERP-систем – действительно охватывает многое: финансы, логистику, склад. Но даже она не может закрыть все потребности компании. Более того, внедрение и сопровождение обходятся в крупные суммы и требуют глубоких настроек.
Аналогичная ситуация с 1С или Битрикс24: функционал широкий, но адаптация под конкретные задачи – это отдельный долгий проект. У каждого отдела свои потребности, и универсальные решения часто не соответствуют реальной ежедневной работе.
В итоге большинство компаний делают выбор в пользу «точечных» инструментов – под каждую задачу своя программа. Это быстрее и гибче, но возникает новая сложность: ручная синхронизация. Сотрудники тратят кучу времени, чтобы копировать информацию из писем в CRM, переносить договоренности из чатов в календари и прыгать между десятками окон. Вместо автоматизации – лишняя нагрузка и потери фокуса.
Три шага к комфортной цифровой экосистеме
Идеальный вариант – когда в компании выстроена четкая бизнес-архитектура: понятно, какие функции важны, как они связаны между собой и какие инструменты их поддерживают. На основе этой схемы IT-директор или руководитель по цифровизации подбирает нужные решения и выстраивает единую цифровую среду. Но на практике такой уровень зрелости – редкость.
Поэтому вот три практичных шага, которые можно сделать уже сейчас:
- Настроить интеграции между сервисами. Если вы используете несколько каналов для общения с клиентами – мессенджеры, почту, телефонию, – важно, чтобы все данные автоматически попадали в CRM. Это снимает рутину, уменьшает риск ошибок и экономит время. Чем меньше ручной работы – тем выше продуктивность.
- Выбирать простые, понятные интерфейсы. Сложные системы – это не только барьер на старте, но и постоянные траты времени на обучение и базовые операции. Удобство и интуитивность – ключевые критерии при выборе цифровых инструментов.
- Сокращать количество программ. Есть процессы, которые касаются всех сотрудников – например, задачи, документооборот, переписка. Лучше, если для этого будет одно универсальное решение, которое охватывает все нужные функции и не требует постоянных переключений между окнами. Идеально, если в одном продукте можно и ставить задачи, и обсуждать их, и прикладывать документы – без необходимости прыгать по вкладкам.
Как компании решают проблему цифровой усталости
Крупные экосистемные игроки и банки – такие как Яндекс, VK, Сбер, Т-Банк, Альфа-Банк – идут по пути создания собственных цифровых платформ. Внутри одной системы объединяются все ключевые инструменты: почта, мессенджеры, видеосвязь, документооборот, базы знаний и задачи. В итоге сотрудники работают в едином пространстве, без необходимости копировать информацию между программами и тратить время на лишние действия.
Малому и среднему бизнесу, которому сложно инвестировать в разработку собственного решения, стоит делать ставку на простые и совместимые инструменты. Главное – чтобы они легко интегрировались друг с другом и поддерживали кросс-функциональные процессы без постоянных переключений между окнами.
Цифровая усталость – это не просто раздражение от лишних уведомлений, а реальный фактор, снижающий эффективность бизнеса. Чтобы технологии действительно помогали, важен системный подход: не просто внедрять софт, а выстраивать цифровую среду, где инструменты работают на сотрудника, а не наоборот.
Когда меньше рутинных операций и меньше прыжков между программами, у людей освобождается ресурс для важного. Это напрямую влияет на продуктивность, вовлеченность, настроение команды и снижает риск выгорания.
